Kaufmännischer Mitarbeiter / Office Management (m/w/d)

Wir sind relyon, ein schnell wachsender Systemintegrator mit Fokus auf KI und Automatisierung. Unsere Mission: manuelle Arbeit eliminieren, Systeme intelligent verbinden und KI pragmatisch einsetzen, mit messbarem Impact.

Was uns ausmacht:

• Wir arbeiten mit Kunden vom Mittelstand bis zum Großunternehmen, von der ersten Idee bis zum produktiven System.
• Wir setzen auf kurze Wege, klare Prozesse und den Mut, Dinge neu zu denken.
• Wir glauben an Ownership: Du verantwortest deine Themen end-to-end.

Über die Rolle
In dieser Rolle als Sachbearbeiter in der Auftragsabwicklung und im Office Management bist du die organisatorische Drehscheibe zwischen Einkauf, Auftragsabwicklung und Büroorganisation. Du sorgst dafür, dass Bestellungen, Rechnungen und der Büroalltag bei uns reibungslos laufen, und bist eine zentrale Anlaufstelle für Lieferanten sowie Kolleginnen und Kollegen.

Einkauf & Auftragsabwicklung

• Pflege von Artikeln, Bezugsquellen und Preisen im ERP-System sowie Recherche und Verhandlung neuer Konditionen mit Lieferanten
• Bearbeitung von Bestellungen, Lieferungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen, inklusive Streckengeschäften und wiederkehrenden Kundenbedarfen
• Organisation von Warensendungen sowie Abwicklung von Wareneingangsprüfungen, Reklamationen und Retouren

Prozesse, Systeme & Buchhaltung

• Datenpflege in CSP-/MSP-Portalen und Kundenverträgen sowie Bearbeitung von Ticket- und Postfachanfragen
• Controlling offener Aufträge und Lieferungen sowie Dokumentation der relevanten Geschäftsprozesse
• Sicherstellung der Fakturierung unserer wiederkehrenden monatlichen Leistungen
• Unterstützung bei Rechnungsstellung, Fakturierung und vorbereitender Buchhaltung

Office-, Facility- & Event-Management

• Sicherstellung eines repräsentativen Zustands der Büroflächen, Koordination externer Dienstleister und Bearbeitung von Defektmeldungen
• Beschaffung von Office-Gütern und Versorgungsverträgen, Lager- und Arbeitsplatzpflege sowie Bearbeitung von Eingangsdokumenten
• Planung interner Events sowie Organisation von Fahrzeugbereitstellungen und Pflege des Fuhrparks

Mindset

• Du bringst eigene Ansätze ein und entwickelst deine Themen selbstständig weiter, statt nur Vorgegebenes abzuarbeiten.
• Du denkst mit modernen KI-Systemen und nutzt sie, um wiederkehrende Tätigkeiten zu automatisieren und Prozesse besser zu machen.

Hardskills

• Sicherer Umgang mit ERP-/CRM-Systemen sowie MS-Office- und Collaboration-Tools
• Erfahrung in Auftragsbearbeitung und Rechnungsstellung sowie in der Abrechnung wiederkehrender Leistungen, dazu ein Grundverständnis von Buchhaltung und kaufmännischen Prozessen
• Routine in Termin-, Dokumenten- und Organisationsmanagement

Softskills

• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationstalent
• Kommunikationsstärke und Serviceorientierung im Umgang mit Lieferanten sowie Kolleginnen und Kollegen
• Proaktivität, Flexibilität und Belastbarkeit bei hoher Aufgabenvielfalt, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit

• Vergütung: Attraktives Grundgehalt
• Flexibilität: Hybrides Arbeiten möglich, flexible Arbeitszeiten
• Entwicklung: Vielseitige Entwicklungs- und Zertifizierungsmöglichkeiten mit viel Freiheit
• Arbeitsplatz: Höhenverstellbarer Schreibtisch, ergonomischer Bürostuhl, zwei externe Monitore und Docking-Station
• Ausstattung: MacBook oder ThinkPad sowie Noise-Cancelling-Headset
• Extras: Corporate Benefits, JobRad, 100 € Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und Kaffee-Flat

1. Kurzbewerbung: Lebenslauf und Gehaltsvorstellung, Anschreiben und Zeugnisse gerne optional
2. Intro Chat (30 min): Erstes Kennenlernen mit unserem Head of People Operations
3. Follow-up & Practical Task (60 min): Fachlicher Austausch und Mini-Case mit dem Abteilungsleiter
4. Executive Interview (30 min): Finales Gespräch mit einem Vorstandsmitglied
5. Entscheidung: Rückmeldung innerhalb von 5 Werktagen

Ansprechpartner: David Walleneit, Head of People Operations

Wir freuen uns auf Bewerbungen aller Menschen, unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion, Alter, sexueller Orientierung oder Behinderung.